Tổ chức sự kiện ngoài trời: chuyên nghiệp, ấn tượng & những lưu ý quan trọng

Diện tích rộng rãi, không khí thông thoáng, triển khai được nhiều hình thức sự kiện, kết hợp đa dạng hoạt động giải trí, trình diễn… là những ưu thế khi lựa chọn không gian ngoài trời khi tổ chức sự kiện, chương trình. Tuy vậy. các không gian ngoài trời vẫn chưa thực sự được ưa chuộng tại Việt Nam, bởi nó yêu cầu nhiều yếu tố đi kèm cùng kinh nghiệm dày dặn của người tổ chức để có thể xử lý toàn bộ những phát sinh, lường trước mọi phương án hoàn hảo cho sự thành công của sự kiện. Cùng ILACA  lưu ngay những “gạch đầu dòng” khi tổ chức sự kiện ngoài trời dưới đây nhé!

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu là việc tổ chức các hoạt động, buổi tiệc, hội nghị, triển lãm, hoặc các sự kiện khác được tổ chức tại không gian mở, thường là ngoài trời, chứ không phải trong các khu vực bên trong như nhà hàng, khách sạn, hoặc phòng hội nghị. Một vài không gian ngoài trời mà bạn có thể lựa chọn để tổ chức chương trình thường là: công viên, sân trường, sân vườn, bãi biển, hoặc các địa điểm tự nhiên khác. Điều này cung cấp cho người tham dự không gian rộng rãi và thoải mái, tạo điều kiện cho các hoạt động ngoài trời như trò chơi, giải trí, và thưởng thức không khí tự nhiên. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn để đối mặt với các yếu tố như thời tiết và môi trường.

Các hoạt động chi tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời vẫn sẽ có điểm tương đồng với hoạt động tổ chức các chương trình thông thường khác, bao gồm: xây dựng ý tưởng nội dung, kịch bản, tạo timeline chương trình, tính toán chi phí, rủi ro và tạo kế hoạch công việc, nhân sự…

 Các hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời phổ biến

Có rất nhiều loại hình sự kiện phù hợp để tổ chức ngoài trời, và mỗi loại hình đều mang đến những trải nghiệm độc đáo và khó quên cho người tham dự, bao gồm:

– Chương trình âm nhạc (concert, live show,…): Tổ chức các buổi biểu diễn âm nhạc ngoài trời là một cách tuyệt vời để kết nối cộng đồng và tạo ra một không gian vui vẻ và giải trí. Các buổi hòa nhạc, festival âm nhạc hoặc các buổi biểu diễn trực tiếp có thể thu hút đông đảo khán giả.

– Sự kiện Year End Party: là dịp lý tưởng để đón chào năm mới và kỷ niệm những thành tựu của năm cũ. Tổ chức ngoài trời cho Year End Party mang lại không gian thoải mái và sôi động cho nhân viên và đối tác.

– Lễ kỷ niệm doanh nghiệp: Các lễ kỷ niệm như kỷ niệm thành lập công ty, kỷ niệm ngày cưới hoặc kỷ niệm quan trọng được tổ chức ngoài trời đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, tuổi đời công ty dài.

– Khai trương: thu hút sự chú ý của công chúng và tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng mới. Đa phần, các sự kiện khai trương thường được tổ chức ngoài trời, trước cửa hàng hoặc showroom trưng bày sản phẩm,…

– Lễ cưới ngoài trời: được tổ chức tại không gian vườn tược, bãi biển để tạo ra không gian lãng mạn và gần gũi với thiên nhiên.

– Tiệc sinh nhật và tiệc kỷ niệm ngoài trời.

– Sự kiện thể thao – văn hóa: như các giải đấu bóng đá, festival văn hóa hoặc cuộc thi thể thao tại sân vận động, sân nhà văn hoá.

– Team building ngoài trời với mục tiêu tăng cường sự gắn kết, truyền tải văn hoá doanh nghiệp và là hoạt động thường niên tại các doanh nghiệp.

Một số điều cần biết khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Khác với tổ chức sự kiện thông thường, các chương trình được thực hiện ở không gian ngoài trời yêu cầu kinh nghiệm và trải nghiệm của người tổ chức. Dưới đây là những tips mà ILACA  đúc kết lại được qua hơn 1000 sự kiện thành công, mời bạn cùng tham khảo.

Các bước cơ bản khi triển khai chương trình ngoài trời

Bước đầu tiên khi triển khai chương trình ngoài trời là xác định mục tiêu và yêu cầu của sự kiện. Bạn cần phải biết khách hàng và người tổ chức/mình muốn đạt được điều gì thông qua sự kiện và những gì là cần thiết để đáp ứng các mục tiêu đó. Ví dụ, nếu mục tiêu của sự kiện là tạo ra một buổi lễ kỷ niệm sinh nhật cho công ty thì sự kiện nên được tổ chức với không khí sôi động, thoải mái tại không gian thông thoáng, tạo cảm giác gần gũi và vui vẻ cho toàn thể nhân viên.

Bước thứ 2 sau khi xác định được rõ mục tiêu và yêu cầu cho sự kiện, bạn sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp, đó cũng là yếu tố tác động trực tiếp tới sự thành công của sự kiện. Đảm bảo rằng địa điểm có đủ không gian và cơ sở hạ tầng để tổ chức sự kiện một cách suôn sẻ, đồng thời phù hợp với quy mô và yêu cầu của sự kiện. Một số yếu tố khác cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình ngoài trời là: số lượng khách tham dự phù hợp với diện tích và không gian bao nhiêu m2, mức độ an toàn, bãi đỗ xe, vị trí và vấn đề di chuyển.

Bước thứ 3 trong quy trình triển khai là lập kế hoạch chi tiết. Xây dựng một kế hoạch chi tiết với timeline rõ ràng và các nhiệm vụ cụ thể. Đảm bảo rằng kế hoạch bao gồm tất cả các hoạt động từ lắp đặt, trang trí, âm nhạc, giải trí đến dịch vụ ăn uống và quản lý sự kiện. Bạn có thể tham khảo mẫu kịch bản chương trình chi tiết tại: Kịch bản tổ chức sự kiện âm nhạc.

Song song với kế hoạch chi tiết, các phương án dự phòng và đánh giá nguy cơ phát sinh giúp đảm bảo rằng sự kiện vẫn diễn ra suôn sẻ. Ví dụ: Dự đoán thời tiết có thể thay đổi bất ngờ, do đó chuẩn bị dự phòng bằng cách thuê dù che mưa và máy phun sương để giữ cho khách mát mẻ trong trường hợp thời tiết nóng.

Với mỗi chương trình, sự kiện, cần phát triển concept và trang trí một cách sáng tạo và thú vị, tạo ra không gian và không khí đặc biệt. Trang trí ngoài trời có thể bao gồm ánh sáng, hoa văn, ô che mưa, bàn ghế và các đặc điểm kiến trúc khác.

Đảm bảo các thiết bị âm thanh, ánh sáng sẵn sàng hoạt động và phù hợp với concept trang trí của sự kiện. Các thiết bị này cần đảm bảo công suất lớn, phù hợp không gian ngoài trời. Công tác hậu cần cũng cần chuẩn bị kĩ lượng và chi tiết để đảm bảo các khâu vận hành được hoạt động trơn tru.

Lưu ý quan trọng mà bạn có thể bỏ lỡ

Lưu ý về pháp lý trong việc tổ chức sự kiện: Đối với các sự kiện lớn, việc tuân thủ các quy định pháp lý là không thể thiếu. Để đảm bảo sự hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục sau khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

– Lập hợp đồng thuê ca sĩ, vũ công, MC biểu diễn.

– Xin giấy phép tổ chức từ cơ quan địa phương và ký kết hợp đồng thuê đất để tổ chức sự kiện.

– Chuẩn bị các tài liệu hợp đồng liên quan đến âm thanh, ánh sáng và việc thuê người điều khiển âm thanh và ánh sáng.

– Ngoài ra, cần phải xem xét việc mua các loại bảo hiểm khác nếu cần thiết để bảo vệ sự kiện và các bên liên quan.

– Liên hệ với cơ quan quản lý không gian ngoài trời để đảm bảo rằng tất cả các giấy phép cần thiết đã được xin và thông qua.

Một lưu ý quan trọng khác mà bạn có thể bỏ lỡ khi tổ chức sự kiện ngoài trời là về vấn đề vệ sinh và an ninh. Đối với các sự kiện diễn ra ngoài trời, việc thuê các đơn vị hỗ trợ về vệ sinh và an ninh là điều cần thiết để đảm bảo không chỉ trật tự mà còn mỹ quan cho buổi lễ. Mặc dù có thể nhìn như là các chi tiết nhỏ, nhưng việc này sẽ giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tích cực với khách mời tham dự sự kiện.

Một số rủi ro có thể phát sinh khi tổ chức chương trình ngoài trời

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, không chỉ có cơ hội và niềm vui mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro mà bạn cần phải chuẩn bị và dự phòng. Thời tiết không ổn định có thể là một trong những vấn đề lớn nhất mà bạn phải đối mặt. Mưa, gió lớn, hoặc nắng nóng có thể làm ảnh hưởng không chỉ đến sự thoải mái của khách mời mà còn đến cấu trúc và thiết bị của sự kiện.

Ngoài ra, một vấn đề khác mà bạn cần chú ý là cơ sở hạ tầng của địa điểm tổ chức. Một số địa điểm có thể thiếu hệ thống cơ sở hạ tầng cần thiết như điện, nước và hệ thống thoát nước. Điều này có thể gây ra những vấn đề không mong muốn và làm gián đoạn sự kiện.

Bên cạnh đó, việc duy trì vệ sinh và sạch sẽ trong môi trường ngoài trời cũng là một thách thức. Rác thải, toilet không đủ hoặc không sạch sẽ có thể gây ra những vấn đề về sức khỏe và môi trường, ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách mời.

Ngoài các vấn đề về cơ sở hạ tầng và vệ sinh, rủi ro về an toàn cũng cần được xem xét. Sự kiện ngoài trời thường sử dụng các thiết bị và dịch vụ như đèn, máy phát điện và lửa trại, tạo ra nguy cơ cháy nổ nếu không sử dụng một cách an toàn và cẩn thận.

Cuối cùng, việc quản lý an ninh cũng là một yếu tố quan trọng. Môi trường ngoài trời có thể tạo ra nhiều cơ hội cho việc xâm nhập hoặc lừa đảo. Việc duy trì an ninh và kiểm soát lượng người tham dự là một thách thức lớn.

Trong tổ chức sự kiện ngoài trời, việc lên kế hoạch kỹ lưỡng, dự phòng và sử dụng các dịch vụ chuyên nghiệp là rất quan trọng để giảm thiểu những rủi ro này. Bằng cách tiếp cận mọi khía cạnh của sự kiện và đảm bảo chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể tạo ra một trải nghiệm thú vị và an toàn cho mọi người tham dự.

Những địa điểm, không gian tổ chức sự kiện ngoài trời nổi bật

Trung tâm Hội nghị Quốc gia

Địa chỉ: Số 57 Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.

Đây là địa điểm với khuôn viên rộng lớn và không gian sang trọng của trung tâm rất phù hợp với hội chợ, chương trình nghệ thuật, tiệc ngoài trời,… Trung tâm hội nghị quốc gia nằm ngay tại trục đường lớn dẫn vào trung tâm thủ đô. Đây là một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời sở hữu không gian rộng lớn phù hợp cho các hoạt động có số lượng người tham gia lớn. Được biết tới là 1 trong 3 trung tâm hội nghị lớn nhất Đông Nam Á bạn có thể dễ dàng tổ chức các sự kiện lớn tầm cỡ trong nước và cả tầm cỡ quốc tế. Các sự kiện có thể tổ chức tại đây như triển lãm, biểu diễn nghệ thuật, biểu diễn nghệ thuật,… Khu vực quảng trường nước rộng tới 10.000m2 chính là sự lựa chọn tuyệt vời để tổ chức sự kiện ngoài trời. Trong khuôn viên còn được trồng rất nhiều cây xanh để tạo nên bầu không khí mát mẻ và trong lành.

Trung tâm tiệc cưới và sự kiện Cung Xuân

Địa chỉ: Số 01 Võ Thị Sáu, Phường Thanh Nhàn, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội.

Toạ lạc trong khuôn viên của Công viên Tuổi Trẻ, với diện tích tổng lên đến 7000m2, đây là một trong số những trung tâm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi tiếng tại Hà Nội, với cơ sở vật chất đầy đủ, đội ngũ quản lý và nhân sự dày dặn kinh nghiệm. Không gian ngoài trời của trung tâm tiệc cưới và sự kiện Cung Xuân rộng rãi, thiết kế chuyên biệt cho các sự kiện và bày trí không gian theo yêu cầu của khách hàng.

Trung tâm tổ chức sự kiện và tiệc cưới Trống Đồng Sông Hồng

Trống Đồng Sông Hồng, một địa điểm lý tưởng cho các sự kiện ngoài trời, là nơi kết hợp tinh tế giữa không gian tự nhiên và sự sang trọng của thiết kế. Chỉ 15 phút đi xe từ Hồ Hoàn Kiếm, địa điểm này thu hút với vẻ đẹp hoang sơ và lãng mạn, với cỏ cây và hoa lá bao quanh theo phong cách Greenery. Với diện tích rộng lên đến 20.000 m2, đây là nơi lý tưởng cho việc sáng tạo các phong cách trang trí và kịch bản cưới độc đáo. Từ những buổi tiệc ngoài trời đơn giản, ấm áp, team building sôi động, náo nhiệt cho đến những hôn lễ lộng lẫy, xa hoa, Trống Đồng Sông Hồng là địa điểm phù hợp để tổ chức mọi loại hình tổ chức sự kiện ngoài trời.

Không còn xa lạ với người dân Thanh phố Hà Nội, nằm ở phía Nam Thủ Đô, công viên Yên Sở có diện tích lên tới 382 ha, được bao phủ bởi cây xanh, hồ nước và các công trình văn hoá – giải trí. Đây là điểm dã ngoại thú vị, đồng thời với không gian công viên rộng rãi, công viên thường được sử dụng làm không gian tổ chức sự kiện ngoài trời, bao gồm: Team builiding, Family day, chương trình âm nhạc,…

Khu đô thị Ecopark

Ecopark là một khu đô thị sinh thái nằm tại Huyện Văn Giang, tỉnh Hưng Yên, Việt Nam, được biết đến với không gian tự nhiên và tiện ích hiện đại. Được thiết kế với tôn chỉ bảo vệ môi trường và tạo ra một môi trường sống gần gũi với thiên nhiên, Ecopark là điểm đến lý tưởng cho các sự kiện ngoài trời.

Với diện tích lớn và phong cảnh thiên nhiên đa dạng, Ecopark cung cấp một không gian đẹp và thoải mái cho việc tổ chức các sự kiện ngoài trời như tiệc cưới, lễ hội, buổi hòa nhạc, hoặc team building. Các khu vực xanh rộng lớn, hồ nước trong lành và cây cối phong phú tạo ra một bối cảnh hấp dẫn và lãng mạn cho bất kỳ dịp kỷ niệm nào.

Với sự kết hợp giữa thiên nhiên tươi mới và dịch vụ chuyên nghiệp, Ecopark hứa hẹn mang đến cho bạn và khách mời những trải nghiệm đáng nhớ và không gian lý tưởng cho bất kỳ sự kiện nào ngoài trời.

Trên đây là những địa điểm tuyệt vời mà ILACA đã giới thiệu cho bạn để tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên, có rất nhiêu trải nghiệm không gian tổ chức sự kiện ngoài trời khác, Newday Media luôn sẵn lòng đồng hành cùng bạn tìm kiếm và khám phá.

Với đội ngũ chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, ILACA  không chỉ là một công ty tổ chức sự kiện mà còn là đối tác đáng tin cậy của bạn trong mọi dự án. Chúng tôi cam kết đem đến cho bạn những trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất, từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, cho đến thực thi và quản lý sự kiện.

Bằng sự sáng tạo vượt bậc và nỗ lực không ngừng,ILACA  luôn giúp khách hàng để lại dấu ấn khác biệt trong mọi loại hình sự kiện:

• Sự kiện doanh nghiệp; sự kiện thương mại; sự kiện văn hoá – cộng đồng; sự kiện cá nhân…
• Công nghệ trình diễn hiện đại: Visual / Hologram / 3D Mapping / AR / LED, nâng tầm trải nghiệm về thị giác, xúc cảm…
• Ý tưởng sáng tạo, nội dung sự kiện độc bản, đáp ứng nhu cầu riêng của từng đơn vị, khách hàng.

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ninhthuantravels.com/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)