Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà bạn cần biết

Để một sự kiện được tổ chức hay một chương trình sự kiện được thực hiện. Điều mà chúng ta cần phải quan tâm đến đó là chi phí tổ chức sự kiện. Nhằm giúp khách hàng có thể dự trù kinh phí cho sự kiện một cách đầy đủ và chính xác nhất, đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định được những chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện. Để tính toán chính xác các hạng mục cần thiết để phù hợp với chi phí. Cùng ILACA tìm hiểu về 8 các hạng mục chi phí cơ bản có trong một quy trình tổ chức sự kiện nhé!

1. Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện

Đầu tiên nói về cái quan trọng nhất của tổ chức sự kiện đó là địa điểm. Bạn tổ chức sự kiện ở đâu? Khu du lịch hay trong quy mô công ty? Hay những địa điểm khác? Địa điểm là yếu tố quan trọng để người tham gia biết họ làm gì và ở đâu.

Địa điểm được phân loại ra:

• Địa điểm do công ty chuẩn bị ( trong phạm vị công ty, hay công ty xin phép được tổ chức trên địa điểm nào đó).
• Địa điểm thuê: Đây là địa điểm phải trả phí thuê để thực hiện sự kiện ở đây. Thông thường là các khu du lịch hay những nơi chuyên setup cho tổ chức sự kiện. Đối với những địa điểm này thường mang lại nhiều tiện ích hơn các địa điểm tự chuẩn bị.

Tổng quan lại chi phí địa điểm gồm có

• Chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức sự kiện
• Chi phí về bảo hiểm ( bảo hiểm về an toàn lao động, hay bảo hiểm khi tham gia sự kiện)
• Chi phí thuê cho bãi đỗ xe (nếu có)

Tiêu chí về chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là một phần cũng rất quan trọng trong sự kiện. Địa điểm dễ dàng di chuyển thuận lợi về tất cả các khâu như chuẩn bị, di chuyển của khách mời,… Các vấn đề liên quan đến địa điểm.

• Địa điểm thuận lợi khi khách di chuyển đến
• Có bãi đỗ ô tô hoặc phương tiện của khách mời
• Nằm gần các tuyến đường hay mặt tiền để việc vận chuyển công tác chuẩn bị được thuận lợi
• Lối đi vào sự kiện rộng rãi thoáng mát
• Cần có lối thoát hiểm trong trường hợp dự phòng

2. Chi phí sản xuất, thuê nhân công, nguyên vật liệu để sản xuất

Về phần chi phí sản xuất nguyên vật liệu để sản xuất cũng vô cùng quan trọng. Cần lập kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất các phụ kiện trang trí cũng như các dụng cụ phục vụ cho sự kiện. Phần chi phí này chiếm 10 -15 % chi phí của sự kiện.

Chi phí thuê nhân công thi công lắp ráp các hạng mục, trang trí, làm thiết bị trang trí đạo cụ cũng là phần không thể thiếu. Việc cân nhắc kinh phí tổng và quy mô của dự án để thwucj hiện thuê nhân công một cách hợp lý. Đảm bảo tiến độ công việc cũng như không thuê quá nhiều nhân công khi ít việc để tránh phát sinh thêm chi phí hạng mục này quá cao.

3. Chi phí cho phần sân khấu, âm thanh ánh sáng

Điểm nhấn của sự kiện là gì ở đâu? Đó là sân khấu của chương trình sự kiện. Nơi diễn ra các hoạt động về khai mạc ca hát hay chia sẻ từ doanh nghiệp điều phải lên sân khấu. Nên đầu tư một sân khấu chỉnh chu thu hút là một điều cần thiết.

Phần không thể thiếu đi đôi và làm nổi bật sân khấu đó là hệ thống đèn và  âm thanh. Hệ thống âm thanh ánh sáng góp phần to lớn cho một sự kiện thành công hay không. Ánh sáng giúp bạn thu hút ánh nhìn. Âm thanh tốt giúp bạn thu hút người nghe tốt hơn. Với hạng mục này đầu tư chi phí cho một hệ thống Led tốt và dàn âm thanh chuẩn sẽ mang lại hiệu quả hơn mong đợi.

Sân khấu và âm thanh ánh sáng được xem là yếu tố quan trọng và cần thiết trong một chương trình sự kiện. Chi phí này thường chiếm khoảng 30-60% tổng chi phí của sự kiện.

4. Chi phí tiệc trong tổ chức sự kiện

Hạng mục tiếp theo trong list chi phí đó là tiệc cho sự kiện. Tuỳ vào yêu cầu khách hàng mà đơn vị tổ chức đưa ra những lựa chọn tốt nhất về mặt chi phí cũng như chất  lượng. Có thể lựa chọn về thực đơn, đơn vị cung cấp như nhà hàng hay quán ăn…

Lựa chọn theo mô hình tổ chức ví dụ như tiệc nhẹ trà chiều, hay buffet hay là đãi tiệc theo món hoặc nhà hàng sang trọng.

Nếu các chương trình có dùng tiệc thì đây cũng là phần chi phí không hề nhỏ trong chương trình, dao động từ 30-50% tổng chi phí của sự kiện.

Ngày nay với đa dạng loại hình thực đơn cho từng sự kiện riêng biệt. Các buổi tiệc nhẹ, trà hay buffer là lựa chọn hàng đầu cho phần tiệc trong sự kiện. Với xu hướng sống xanh – sống sạch thực đơn của các buổi tiệc nhẹ thông thường nên ưu tiên các loại thực phẩm tốt cho sức khoẻ, các loại thực phẩm sạch. Hạn chế các loại thực phẩm không tốt cho cơ thể nhất là thức ăn nhanh các loại thực phẩm chiên rán. Nên ưu tiên thực đơn có nhiều loại hoa quả sạch và tươi ngon.

5. Chi phí nhân sự trong chương trình

Để có thể tiết kiệm chi phí như MC, PG, PB,… doanh nghiệp có thể sử dụng ngay nhân viên của mình để đảm nhận các vị trí đó.

Trường hợp doanh nghiệp không thể sử dụng nhân viên của mình, doanh nghiệp có thể thuê đội ngũ đó từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để mang lại sự trang nghiêm và chuyên nghiệp cho chương trình sự kiện của mình. Trên đây là một số chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà các doanh nghiệp nên biết. Để có một chương trình sự kiện ấn tượng, ý nghĩa, hãy liên hệ ngay với ILACA nhé!

6. Phí quản lý tổ chức sự kiện

Để sự kiện đúng tiến độ, hạn chế tối đa rủi ro cần có 1 vị trí quản lý hoặc một đơn vị chuyên trách. Chi phí quản lý là một hạng mục cần thiết và không thể bỏ qua trong tổ chức sự kiện.

Đây là chi phí để kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Phí quản lý thường được tính theo đơn vị phần trăm, chiếm từ 3-10% trên một chương trình sự kiện

7. Chi phí cho các tiết mục giải trí

Hầu hết các sự kiện hiện nay đều có các tiết mục giải trí giúp điều chỉnh nhịp độ sự kiện và tạo sự thoải mái cho người tham gia. Với các tiết mục giải trí, doanh nghiệp cần chú ý đến chi phí cho âm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, diễn giả.

Chi phí các hoạt động giải trí doanh nghiệp cần trao đổi trước với nhà tổ chức sự kiện về kinh phí để chúng tôi tư vấn các phương án tốt nhất.

8. Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ

Mọi sự kiện dù có lên kế hoạch kỹ lưỡng thế nào đều có những phát sinh bất ngờ không lường trước được. Vì vậy khi lập ngân sách cho một sự kiện, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước một khoản riêng cho các chi phí phát sinh bất ngờ.

Đối với việc lập một khoản chi phí cho các sự cố và tình huống khẩn cấp, hiện nay chưa có một con số cụ thể nào có thể áp dụng chính xác cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện gợi ý rằng ngân sách cho các sự cố bất ngờ nên chiếm ít nhất 5% – 10% tổng ngân sách cho việc tổ chức sự kiện. Nhưng tùy thuộc vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức sự kiện.. chi phí dành cho rủi ro có thể được điều chỉnh cho phù hợp trong từng trường hợp.

Trên đây ILACA đã chia sẻ 8 chi phí cần thiết và cơ bản trong một kế hoạch tổ chức sự kiện. Nhằm góp phần giúp doanh nghiệp nắm rõ về các hạng mục cũng như phí từ đó cân nhắc các chi phí tổ chức để có một sự kiện thành công tốt đẹp với mức phí phù hợp. Ngoài 8 hạng mục chi phí trong tổ chức sự kiện nêu trên nếu bạn còn biết thêm loại chi phí nào trong tổ chức sự kiện mà chúng tôi chưa nêu. Hãy liên hệ chúng tôi bổ sung để góp phần mang lại chất lượng về nội dung cũng như trải nghiệm tốt về kiến thức cho người đọc bạn nhé!

Mọi chi tiết xin liên hệ: 

• CÔNG TY TNHH MTV ILACA
• Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.
• Số Điện Thoại: 1900 8991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)
• Email: infoilacatravel@gmail.com
• Website: https://ninhthuantravels.com/
• Zalo: 0888.246.685 (ILACA)