Mục lục
1. Tại sao phải lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi tiêu và đưa ra mức giá dự kiến cho các khoản đó. Sau đó, người lập bảng cần tổng lại số tiền dự trù cần chi. Một bảng kinh phí tổ chức sự kiện cần được trình bày chi tiết, rõ ràng để tránh sự thiếu sót trong các khoản chi.
Xây dựng kế hoạch dự trù giúp hạn chế các rủi ro thiếu hụt ngân sách của doanh nghiệp. Nếu không có một bảng chi phí rõ ràng, sự kiện có thể xảy ra những sai sót không đáng có. Việc này sẽ khiến khách hàng có ấn tượng không tốt về công ty. Ngoài ra, bảng dự trù kinh phí tổ chức hội thảo và các sự kiện khác còn giúp hạn chế những gian lận trong quá trình thu chi.
2. Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí khi tổ chức sự kiện
2.1 Nghiên cứu proposal sự kiện
Proposal có thể được hiểu là những đề xuất về ý tưởng, phong cách, quy mô.. của sự kiện. Khi nghiên cứu kỹ proposal, bạn đã có thể nắm được những thông tin và chi phí cơ bản. Đây là bước đệm để doanh nghiệp liệt kê chi tiết các hạng mục cần thiết.
2.2 Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị
Công việc tiếp theo bạn cần làm là liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị để đảm bảo không có sự thiếu sót nào. Checklist này cũng giúp doanh nghiệp dự trù kinh phí đúng chuẩn hơn. Bạn cần chú ý liệt kê thật chi tiết các hạng mục để tránh sự thiếu hụt về ngân sách.
2.3 Tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ
Việc tham khảo giá các bên cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp đưa ra mức giá dự kiến sát nhất với chi phí thực tế. Bên cạnh đó, việc tham khảo này cũng giúp bạn lựa chọn được đơn vị tổ chức họp báo, tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm hay các chương trình sự kiện khác phù hợp với ngân sách công ty.
2.4 Tính toán chi phí phát sinh
Mặc dù đã liệt kê các hạng mục kỹ lưỡng, nhưng chi phí sự kiện thực tế vẫn có khả năng sẽ chênh lệch so với dự kiến. Vì vậy, doanh nghiệp đừng quên tính toán các chi phí phát sinh để khắc phục các sai sót ngoài ý muốn. Thông thường trong một sự kiện, các chi phí phát sinh sẽ chiếm tầm 5-10%.
2.5 Hoàn thành bản dự trù kinh phí
Sau khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà… người lập bảng cần nhập các số liệu dưới dạng file excel, word… Trong file này sẽ có đầy đủ các hạng mục đã được liệt kê, giá dự kiến và chi phí phát sinh. Bạn có thể gửi bảng dự trù hoàn thiện này cho khách hàng hoặc cho ban quản lý, lãnh đạo.
3. Mẫu bảng dự trù kinh phí cho event mới nhất
Nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm thì có lẽ bạn sẽ gặp khó khăn khi xây dựng kế hoạch dự trù. Sau đây là một vài mẫu bảng dự trù kinh phí sự kiện bạn có thể tham khảo:
4. Lưu ý cần nhớ khi dự trù kinh phí cho event
Việc tổ chức tiệc tất niên, giáng sinh… thường sẽ gặp nhiều rủi ro và các vấn đề phát sinh về địa điểm, thời tiết, kỹ thuật… Vì vậy doanh nghiệp cần lên kế hoạch dự phòng để ứng phó. Ngoài ra, người lập bảng có thể tham khảo những người có kinh nghiệm để bảng kế hoạch được hoàn thiện hơn.
Đặc biệt, các sự kiện ngoài trời thường gặp vấn đề về thời tiết nên bạn hãy xây dựng phương thức giải quyết và lập ra khoản chi phí phát sinh cho vấn đề này. Vì vậy, bạn có thể liên hệ cho các đơn vị chuyên nghiệp để nhận báo giá tổ chức sự kiện chi tiết nhất.
5. Cách tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí
Bên cạnh việc xây dựng một bảng dự trù chi tiết, doanh nghiệp cũng cần chọn một đơn vị tổ chức phù hợp để tiết kiệm chi phí. Agency đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Một đơn vị “có tâm” sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách, giảm thiểu các chi phí phát sinh.
Ninh Thuận Travels là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bạn có thể tham khảo. Đơn vị chúng tôi đã đầu tư vào mảng tổ chức sự kiện từ gần 20 năm trước. Đến nay, Ninh Thuận Travels đã trở thành một trong những công ty chuyên nghiệp, uy tín nhất. Với lực lượng lao động sáng tạo cùng những ý tưởng đột phá, Ninh Thuận Travels cam kết sẽ mang đến những sự kiện độc đáo, hoành tráng nhất.
Hy vọng bài viết trên của Ninh Thuận Travels đã giúp bạn biết thêm nhiều thông tin về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy gọi ngay cho chúng tôi qua thông tin liên hệ sau đây để được tư vấn nhé!
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH MTV ILACA
- Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.
- Số điện thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)
- Email: infoilacatravel@gmail.com
- Website: https://ninhthuantravels.com/
- Zalo:0888.246.685 (ILACA)
