Tổ chức sự kiện là gì? Đặc điểm của tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chi tiết

Tổ chức sự kiện là một trong những nhóm ngành phổ biến và có sức cạnh tranh cao trên thị trường việc làm được nhiều bạn trẻ quan tâm. Đây cũng là một khâu quan trọng trong ngành quảng cáo – truyền thông – dịch vụ giải trí. Tổ chức sự kiện có tiềm năng phát triển mạnh mẽ và bùng nổ hơn nữa trong tương lai. Dù vậy, vẫn có nhiều người còn “hoang mang” khi tìm hiểu về nhóm ngành này. Để tìm hiểu chi tiết về đặc điểm của tổ chức sự kiện, hãy cùng ILACA đọc ngay bài viết bên dưới đây.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện hay event là gì là thắc mắc chung của nhiều người. Thực tế, nhóm ngành nhận được nhiều sự quan tâm trên thị trường việc làm hiện nay. Với sự phát triển mạnh của truyền thông như hiện nay thì công việc này ngành càng khẳng định được tầm quan trọng và “chỗ đứng” của mình ngoài xã hội. Dưới đây là vai trò cũng như mục đích của việc tổ chức sự kiện trong đời sống:

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là hoạt động được thực hiện nhằm mục đích phục vụ cho những mảng PR, Marketing. Điều này giúp gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín cho hình ảnh của thương hiệu. Đôi khi, công việc tổ chức sự kiện cũng hướng đến mục tiêu bán hàng, lễ kỷ niệm, hội họp hoặc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện thường được được tạo ra nhằm thu hút sự chú ý từ cộng đồng và tệp khách hàng mục tiêu mà sự kiện muốn hướng đến.

Vai trò của hoạt động này giống như một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá sản phẩm, thương hiệu và dịch vụ của doanh nghiệp. Nếu sự kiện thuận lợi thành công sẽ tạo ra các tác động tích cực cho truyền thông. Ngược lại nếu thất bại, điều này sẽ khiến độ nhận diện của thương hiệu bị giảm sút trên thị trường.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện: Nghề của những ý tưởng

Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của việc tổ chức sự kiện đó là hướng đến kết quả, các giá trị mà doanh nghiệp hoặc tổ chức mong muốn nhận được ngay sau đó. Những mục đích của hoạt động tổ chức sự kiện là:

• Gửi gắm được các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến tệp khách hàng mục tiêu, hỗ trợ phát triển chiến dịch truyền thông, đồng thời, phát triển hình ảnh cá nhân của thương hiệu một cách hiệu quả.
• Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ giúp nâng cao giá trị và tầm nhìn từ công chúng đối với hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
• Phát triển một cách tối đa các hiệu ứng truyền thông từ bên ngoài và trong sự kiện với mục đích chạm đến cảm xúc của người tham gia và khách hàng của các công ty.
• Gia tăng sự kết nối giữa khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức. Điều này giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường kinh doanh.

Xem thêm: VJ là gì? VJ là nghề gì? Tố chất cần có để thành công với nghề

Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết

Một sự kiện được xem là thành công khi được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ, chi tiết và cụ thể. Dưới đây là quy trình tổ chức sự kiện cơ bản mà doanh nghiệp cần tìm hiểu để có thể tổ chức thành công các sự kiện cho công ty, đem đến các giá trị cho thương hiệu trên thị trường.

Giai đoạn bắt đầu tổ chức

Trước khi bắt đầu một sự kiện thì các chuyên viên tổ chức sự kiện cần tiến hành thu thập thông tin từ tệp khách hàng tiềm năng để lấy ý kiến và tư vấn những hạng mục phù hợp cho sự kiện. Cụ thể như:

• Mục tiêu, nguyện vọng của đơn vị muốn tổ chức sự kiện.
• Những yếu tố cần có để quyết định sự thành công của sự kiện.
• Tiến hành lập kế hoạch cụ thể và chi tiết về ý tưởng tổ chức sự kiện.
• Vận chuyển, lắp đặt những trang thiết bị, hệ thống âm thanh, ánh sáng để phục vụ cho quá trình diễn ra sự kiện.
• Thực hiện những chiến dịch marketing, quảng bá truyền thông cho sự kiện sắp diễn ra.
• Lên kế hoạch thực hiện những phương án dự phòng nếu có sự cố xảy ra.

Xem thêm: UI/UX Designer là nghề gì? Những tố chất cần có để làm UI/UX Designer

Giai đoạn chạy sự kiện

Giai đoạn chạy sự kiện thường sẽ bao gồm các khâu như sau:

• Lắp đặt cẩn thận và đảm bảo an toàn những hệ thống âm thanh, ánh sáng, và trang trí cần thiết. Cần chắc chắn rằng hệ thống này hoạt động tốt trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
• Kiểm tra lại toàn bộ những hạng mục có trong sự kiện lần cuối trước khi tiến hành chạy chương trình.
• Sắp xếp đội ngũ nhân viên đón tiếp quan khách đến tham dự khai mạc sự kiện.
• Quản lý, theo dõi một cách sát sao tiến độ diễn ra sự kiện cũng như điều hành sự kiện diễn ra đúng theo kế hoạch trước đó.

Xem thêm: AI Marketing là gì? Ứng dụng và lợi ích của AI trong Marketing hiện nay

Giai đoạn sau tổ chức sự kiện

Sau khi tổ chức sự kiện thì doanh nghiệp cần lưu ý các hoạt động như sau:

• Xúc tiến hoạt động truyền thông nhằm mục đích quảng bá thương hiệu trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
• Tạo mối quan hệ, mối liên kết tốt với những nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ trong sự kiện.
• Chăm sóc và quan tâm đến khách hàng để mang đến các dịch vụ tốt nhất cho họ. Họ sẽ có ấn tượng tốt về doanh nghiệp và tìm đến khi có nhu cầu.

Xem thêm: Chăm sóc khách hàng: Giao tiếp tốt là chưa đủ

Giai đoạn giải quyết các vấn đề sau sự kiện

Các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình chạy sự kiện. Do đó, sau khi sự kiện kết thúc thì doanh nghiệp cần xem xét, giải quyết vấn đề còn tồn đọng thông qua các hoạt động như sau:

• Các vấn đề phát sinh về kinh phí tổ chức.
• Tìm phương án phù hợp để khắc phục sự cố không mong muốn, các thiếu sót để rút kinh nghiệm

Xem thêm: 6 cách nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề

Những lĩnh vực phát triển mạnh ngành tổ chức sự kiện

Hầu hết những lĩnh vực hoạt động trên thị trường hiện nay như thể thao – giải trí, thương mại – kinh doanh cho đến những chiến dịch công tác xã hội đều cần đến sự trợ giúp của khâu tổ chức sự kiện để tiến hành thực hiện các buổi triển lãm, họp báo, hội thảo,…. Tổ chức sự kiện dần được xem là nhóm ngành nghề phát triển ở nhiều quốc gia nên được giảng dạy rất chi tiết với hệ thống lý luận và kiến thức chuyên môn chuyên nghiệp. Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

• Hội chợ triển lãm, thương mại.
• Những buổi hội thảo họp mặt, hội nghị giao lưu, bàn bạc chuyên đề.
• Những đêm hòa nhạc, lễ hội, các buổi trình diễn âm nhạc.
• Những sự kiện mang nhằm gây quỹ từ thiện hoặc mang mục đích giải trí.
• Sự kiện văn hóa, sự kiện thể thao hoặc sự kiện của Đảng và Nhà nước.
• Sự kiện giới thiệu – ra mắt – quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
• Những sự kiện liên quan đến hình ảnh của doanh nghiệp, xúc tiến thương mại hay các chương trình khuyến mãi…

Xem thêm: Để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần gì?

Tổ chức sự kiện học ngành gì hay người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần gì là câu hỏi được nhiều bạn trẻ thắc mắc. Thực tế, nhân viên tổ chức sự kiện ngoài học các kiến thức chuyên môn đến ngành Marketing, quản lý sự kiện, đạo diễn sự kiện,…thì sự sáng tạo và nhạy bén cũng là các yếu tố nên được trau dồi mỗi ngày. Ngoài ra, khả năng tổ chức, làm việc đội nhóm, sự linh hoạt,…cũng cần phải được duy trì thường xuyên để mang lại tính đồng bộ cho sự kiện. Bên cạnh đó, nhân viên tổ chức sự kiện cũng cần có khả năng chịu được áp lực, tâm lý vững vàng và thái độ chuẩn mực trong quá trình tác nghiệp để có khả năng hoàn thành khâu tổ chức sự kiện một cách thành công nhất.

Xem thêm: Event Manager làm gì? 9 Kỹ năng quan trọng nhất đối với Event Manager

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Hiện tại, nguồn nhân lực thuộc nhóm ngành tổ chức sự kiện rất được săn đón trên thị trường việc làm. Các công ty, doanh nghiệp không ngần ngại “chi mạnh tay” để tìm được những nhân viên tổ chức sự kiện tài năng để phục vụ cho mục đích quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp. Vì thế, mức lương của nhóm ngành này cũng nằm ở “hàng top” và có thể có sự tăng trưởng mạnh dựa trên hiệu quả công việc mang lại. Cụ thể, một nhân viên tổ chức sự kiện có thể nhận được mức lương trung bình 9.000.000 VNĐ/tháng. Con số này còn có thể gia tăng tùy theo năng lực làm việc cũng như số dự án nhận được trong một tháng. Để tìm hiểu chi tiết và kỹ càng hơn về mức lương của nhóm ngành này, bạn có thể truy cập ngay vào VietnamSalary để cập nhật các thông tin và thống kê mới nhất.

Những kỹ năng nhân viên tổ chức sự kiện cần có?

Ngoài kiến thức chuyên môn vững vàng thì một nhân viên tổ chức sự kiện cũng cần trau dồi, rèn luyện thường xuyên những kỹ năng dưới đây để, phục vụ cho công việc và đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp, công ty trên thị trường:

Kỹ năng làm việc nhóm

Để tổ chức một sự kiện mà có đến hàng trăm, hàng nghìn người tham gia thì chắc chắn nhân viên tổ chức sự kiện không thể “đơn thương độc mã” hành động mà cần đến sự hỗ trợ của đội nhóm, đồng nghiệp. Chính vì thế, để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần thuần thục kỹ năng làm việc theo nhóm, biết cách hợp tác với đồng đội để công việc diễn ra theo cách suôn sẻ nhất.

Kỹ năng giao tiếp

Trong quá trình làm việc, nhân viên tổ chức sự kiện sẽ có cơ hội được tiếp xúc và gặp gỡ với nhiều đối tác tiềm năng khác nhau. Do đó, việc có kỹ năng giao tiếp khéo léo, chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tìm được nhiều dự án hợp tác khác. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp việc phân chia công việc, điều phối nhân sự hợp lý để sự kiện diễn ra hiệu quả, thành công hơn. Chính vì thế, việc trao đổi với đồng nghiệp một cách tinh tế và khéo léo là những gì nhân viên tổ chức sự kiện cần biết để thúc đẩy khả năng của nhân sự trong team.

Kỹ năng xây dựng kịch bản

Nhiều người lầm tưởng công việc tổ chức sự kiện là việc làm tay chân, không cần dùng đến “cái đầu”. Thực tế, để sự kiện diễn ra theo cách chỉn chu và ấn tượng nhất thì nhân viên tổ chức sự kiện cần lên kế hoạch, xây dựng kịch bản từ trước. Bởi nếu không có kịch bản chắc chắn sự kiện sẽ diễn ra lung tung và phát sinh nhiều vấn đề khó giải quyết. Vì vậy, bên cạnh kiến thức chuyên môn thì bạn cũng cần học tập kỹ năng xây dựng kịch bản nếu muốn trở thành nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Xem thêm: Bạn biết gì về nhân viên tổ chức sự kiện? Những kỹ năng cần trang bị

Kỹ năng sáng tạo

Đây là yếu tố cốt lõi mà một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần sở hữu. Họ phải chịu trách nhiệm cho tất cả các khâu trong sự kiện như lựa chọn địa điểm, lên kế hoạch trang trí, thiết kế sân khấu, lên kịch bản chương trình, sắp xếp các tiết mục văn nghệ, lên ý tưởng truyền thông cho sự kiện,….Chính vì vậy, sự sáng tạo phù hợp sẽ giúp sự kiện có điểm nhấn riêng, tạo được ấn tượng mạnh mẽ và thu hút người tham gia.

Xem thêm: 4 bước thúc đẩy sự sáng tạo nơi làm việc

Ai phù hợp với nghề tổ chức sự kiện

Mặc dù đây là nhóm ngành “hot hit” trên thị trường nhưng không phải ai cũng có thể có khả năng trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Những người có khả năng phù hợp với công việc này cần có các yếu tố như sau:

• Người năng động, sáng tạo: Công việc của một nhân viên tổ chức sự kiện cần lên kế hoạch, triển khai và giám sát các sự kiện lớn nhỏ khác nhau khá nhiều nên tuýp người năng động sẽ có đủ năng lượng để xử lý các hoạt động kể trên với trạng thái tốt nhất. Bên cạnh đó, sự sáng tạo cho phép bạn tạo ra những ý tưởng độc đáo, mới lạ mang lại hiệu ứng tốt, gây ấn tượng cho khách hàng.
• Có khả năng tổ chức: Để chuẩn bị cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ thì có đến hàng trăm thứ phải lo. Do đó, bạn cần có khả năng tổ chức để sắp xếp công việc hợp lý, tránh việc lãng phí thời gian gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.
• Người cầu toàn: Những người có phẩm chất này rất hợp để giữ vai trò nhân viên tổ chức sự kiện. Bởi bạn sẽ có sự cẩn thận, tỉ mỉ chú ý đến từng tiểu tiết và làm mọi thứ một cách tốt nhất.
• Sức khỏe tốt: Một sức khỏe tốt giúp bạn luôn có năng lượng tích cực để làm việc. Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi bạn cần phải gặp đối tác, nhà cung cấp, khách hàng. Vì vậy, sức khỏe tốt chính là yếu tố để bạn hoàn thành công việc và gắn bó với công việc này một cách lâu dài.

Trên đây là các thông tin xoay quanh về nhóm ngành tổ chức sự kiện Hy vọng sau khi đọc xong, bạn sẽ biết thêm được nhiều kiến thức hữu ích liên quan đến ngành nghề “hot hit” này để có kế hoạch cho công việc trong mơ cho tương lai. Ngoài ra, nếu có nhu cầu muốn tìm kiếm những mẫu CV đẹp để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, truy cập ngay ILACA  để tham khảo cách thiết kế CV sao cho độc đáo, nâng cao cơ hội trúng tuyển công việc mong muốn. Đừng quên truy cập ILACA để cập nhật nhiều thông tin về các ngành nghề phổ biến hiện nay cũng như tìm kiếm các tin tuyển dụng chất lượng khác.

CÔNG TY TNHH MTV ILACA.

Trụ sở: 08 Nguyễn Tri Phương, K.K1, P. Mỹ Bình, Tp. Phan Rang – Tháp Chàm, Ninh Thuận.

Số Điện Thoại: 19008991 – 0888.246.685 (Điều hành Tour)

Email: infoilacatravel@gmail.com

Website: https://ninhthuantravels.com/

Zalo:0888.246.685 (ILACA)